Ilustre Cliente
Temos grande satisfação de poder contar
com V. senhoria no quadro de clientes de nossa empresa. Esperamos poder sempre
estar lado a lado por muito tempo, e torcemos pelo seu total sucesso neste
espaço empresarial.
E,
no intuito de dar-lhes algumas úteis e necessárias informações iniciais para o
bom andamento funcional da empresa perante o lado contábil, descrevem aqui
elencando-se itens que deverão ser observados com grande presteza e exatidão:
I. Blocos Fiscais (Devem ser guardados) –
Não jogue fora, não extravie nenhum destes blocos, nem mesmo uma única via deve
ser jogado fora. Arquivar em ordem, cronológica, numérica, etc.
II. Identificador ao cliente de exigência
da nota fiscal, também fixado em local de visibilidade ao cliente.
III. Sobre etiquetação de mercadoria, ou
seja, preços (à vista ou a prazo). O Procon tem normas próprias para esta
situação. Observar.
IV.
A
contabilidade tem prazos legais de lançamentos, apuração, entre outras
exigências. Para este bom funcionamento é necessário à consonância de
informações, documentações a serem apresentadas em tempo hábil: conforme se
específica, a saber:
Relação de documentos a serem entregues no escritório de contabilidade todo dia 1º de cada mês:
ü
Notas
fiscais de entradas (compras);
ü
Extratos
bancários
ü
Fretes
(conhecimento de transportes);
ü
Blocos
de notas fiscais de saídas (modelo - 1, e ao consumidor d-1 e d-2);
ü
Recibo
de água;
ü
Recibo
de energia elétrica;
ü
Tarifa
telefônica;
ü
Duplicatas
pagas;
ü
Cópias
de cheques, quando utilizados para pagamentos da empresa.
ü
Recibos
ou notas fiscais de despesas como: xérox, cartório, materiais p/ escritório,
gráficas, etc; e demais despesas da empresa;
ü
Guias
de simples nacional “das”, parcelamentos (se houver) pagas no mês;
ü Recibo
de honorário;
ü
Recibo
de aluguel;
ü
Folha
de pagamento dos funcionários (hollerits) assinada; (importante nos holerites,
a data de pagamento até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido. na
contagem exclui domingos e férias e inclui os sábados).
ü
Recibo
de retirada pró-labore dos sócios assinados;
ü
Mapa
resumo/reduções assinados. (se houver)
TODA
DOCUMENTAÇÃO, A SER ENVIADA AO ESCRITÓRIO DE CONTABILIDADE DEVERÁ TER: NOME,
CNPJ E INSCRIÇÃO ESTADUAL. AO CONTRÁRIO NÃO TERÁ VALOR.
OBSERVAÇÕES IMPORTANTES:
·
Preencher
os blocos de notas fiscais modelo – 1 (bloco grande) com todos os campos
pedidos na nota. sem rasuras e bem legível. não pode faltar: CNPJ ou CPF do
destinatário e inscrição estadual (o preenchimento incorreto está sujeito a
multas).
·
Os
blocos fiscais usados precisam ser guardados no estabelecimento por ordem de
numeração para efeito de fiscalização.
·
Todo início de ano mandar o pagamento de alvará de licença,
taxa de bombeiros e demais pagamentos efetuados na prefeitura.
* só pode cancelar notas fiscais se
tiver todas as vias no bloco, e se for dentro do mês trabalhado.
- Jamais destaquem a via fixa do bloco (se desaparecer blocos precisa colocar anúncio em jornal de circulação diária, três dias consecutivos comunicando a perda do bloco ou nota fiscal extraviados. (e esse fato gera auto de infração).
No sentido de prevenir futuras
complicações com o Estado, atentamos para a obrigatoriedade do uso do ECF, pois
a empresa que obtiver faturamento bruto superior a R$ 120.000,00 anual, R$
60.000,00 semestrais ou R$ 30.000,00 trimestrais fica obrigada a colocar o
aparelho de cupom fiscal, com prazo de 30 (trinta) dias após o mês em que foi
atingido esse valor.
Outro ponto importante é o uso de
máquinas de cartão de crédito, pois todas as vendas que forem efetuadas por
meio de cartões devem ter notas fiscais com os respectivos comprovantes de
pagamentos anexados às vias fixas do bloco.
São indispensáveis para o bom
desempenho dos serviços contábeis que, juntamente com a movimentação mensal,
sejam encaminhadas também os extratos de todas as contas correntes bancárias,
inclusive aplicações; e documentos relativos aos lançamentos, tais como
depósitos, cópias de cheques, borderôs de cobrança, descontos, contratos de
créditos, avisos de créditos, débitos, etc.
Novamente alertamos a V.sas., para a
necessidade fundamental para o depósito bancário do capital da empresa,
extraindo comprovante de depósito e o extrato bancário a este fim de
comprovação.
Os estados dentro de suas exigências
monitoram, quando requisitadas, o regime caixa e ou performance, poderá de
forma requerer esta prova. Caso não comprovada poderá a empresa sofrer penalidades,
como desconsideração da integralização de capital por não possuir
comprobatórias.
Colocamos a inteiro dispor, para
quaisquer informações a que julgar necessária.
Sinceros agradecimentos
Conte Conosco, Contamos com vocês.
.
ATENCIOSAMENTE
A DIREÇÃO.
